Rapprocher deux listes (banque et comptabilité)

Mettre les deux listes dans le même format

Créez deux feuilles, « Banque » et « Compta », avec les mêmes colonnes : A Réf, B Date, C Libellé, D Montant. La ligne 1 porte les titres.

• Réf : B1, B2… sur la feuille Banque, C1, C2… sur la feuille Compta. Cette référence est un texte écrit dans la colonne A (pas une adresse de cellule) : elle sert à citer chaque ligne sans ambiguïté.
• Montant : des nombres (format Nombre, deux décimales), pas du texte. Encaissements positifs, paiements négatifs, sur les deux feuilles. Si votre relevé a une colonne Débit et une colonne Crédit, faites une colonne unique avec =crédit-débit.

Contrôlez le nombre de lignes : =NBVAL(A2:A13) sur la feuille Banque doit donner 12, et =NBVAL(A2:A14) sur la feuille Compta 13. Adaptez les numéros de ligne à vos listes. Les formules de ce guide sont écrites pour Excel en français ; la version anglaise demande des virgules à la place des points-virgules et des noms de fonctions anglais (COUNTIF pour NB.SI, IFERROR pour SIERREUR, MATCH pour EQUIV).

Laisser Excel compter les montants identiques

Avant l'IA, regardez ce que le montant seul permet. Sur la feuille Banque, ajoutez en E1 le titre « Même montant en compta » et en E2 : =NB.SI(Compta!$D$2:$D$14;D2) (format Nombre), recopiée jusqu'à la ligne 13.

• 0 : aucune écriture de ce montant en comptabilité.
• 1 : une seule écriture de ce montant.
• 2 ou plus : plusieurs candidats, et le montant ne suffit pas à choisir.

Sur notre exemple, le virement de 1 980, les frais de tenue de compte et le paiement de 640 affichent 0. Les deux paiements de 450 affichent 2.

Un montant identique n'est pas la preuve d'un même paiement. Cette colonne sert à contrôler l'IA plus tard.

Débutant : coller les deux listes

Copiez les deux listes depuis Excel et collez-les dans la conversation.

Voici deux listes de mon mois d'octobre : le relevé de ma banque et les écritures de banque de ma comptabilité. Les montants sont en euros. Rapproche-les : pour chaque ligne de la banque, dis quelle ligne de la comptabilité lui correspond. Dis aussi ce qui reste sans correspondance de chaque côté.

Banque :
[coller la liste de la feuille Banque ici]

Comptabilité :
[coller la liste de la feuille Compta ici]

Confirmé : un rapprochement classé par certitude

Collé au début d'une conversation, ou dans les consignes d'un Projet Claude ou d'un GPT :

Tu aides à rapprocher un relevé bancaire et les écritures de banque d'une comptabilité. Les montants sont en euros : encaissements positifs, paiements négatifs. Chaque ligne a une référence : B pour la banque, C pour la comptabilité.

Pour chaque ligne de la banque, propose au plus une ligne de la comptabilité, avec un niveau :
- Certain : même montant, même tiers, dates à moins de cinq jours.
- Probable : même tiers, mais le montant ou la date s'écarte. Écris l'écart.
- Combinaison : la ligne de banque correspond à plusieurs lignes de comptabilité réunies. Cite-les toutes.

Si tu hésites entre deux lignes de comptabilité, ne choisis pas : écris « ambigu » et nomme les deux. N'associe jamais deux lignes sur le seul montant. Une ligne de comptabilité ne sert qu'une fois.

Rends un tableau : ligne banque, ligne comptabilité, niveau, raison en une phrase. Termine par deux listes : les lignes de la banque sans correspondance, puis les lignes de la comptabilité sans correspondance. Pour chacune, n'invente pas d'explication. Écris les montants en chiffres, sans symbole monétaire, pour pouvoir les recopier dans Excel. Aucun compliment.

Banque :
[coller la liste de la feuille Banque ici]

Comptabilité :
[coller la liste de la feuille Compta ici]

Valider ce qui reste

Reportez les propositions dans Excel et contrôlez-les avant de les accepter.

• Sur la feuille Banque, en F la référence C proposée (texte, laissez vide quand il n'y en a pas). En G (format Nombre, deux décimales) : =SIERREUR(INDEX(Compta!$D$2:$D$14;EQUIV(F2;Compta!$A$2:$A$14;0));""), et en H (même format) : =SI(G2="";"";D2-G2). Une paire « certain » dont l'écart n'est pas 0 est fausse.
• Une ligne de comptabilité ne doit apparaître qu'une fois : en I (format Nombre), =SI(F2="";"";NB.SI($F$2:$F$13;F2)) doit donner 1 partout.
• Pour une combinaison, refaites l'addition vous-même : ici 1 200 et 780 font bien 1 980.
• Contrôle d'ensemble : =SOMME(Banque!D2:D13)-SOMME(Compta!D2:D14) (format Nombre, deux décimales) donne l'écart total entre les deux listes, ici 1 689,50. Il doit s'expliquer entièrement : frais de tenue de compte non enregistrés (-24,50), paiement de 640 contre 604 (-36,00), et loyer d'octobre (-1 750,00) absent du relevé, à retrancher. Le calcul : -24,50 - 36,00 - (-1 750,00) = 1 689,50. Un écart qui ne s'explique pas entièrement cache une ligne mal rapprochée.

Ensuite, traitez chaque ligne restante avec la pièce sous les yeux : les frais de banque s'enregistrent, le loyer attend son prélèvement, le paiement de 640 contre 604 se règle avec le fournisseur ou la facture.