Faire expliquer un écart entre budget et réalisé

Faire tous les calculs dans Excel

L'IA ne calcule rien. Tout ce qu'elle citera doit déjà être une cellule de votre tableau. Disposez une ligne par poste et ces colonnes : A Poste, B Type (« Produit » ou « Charge »), C Budget, D Réalisé, E Écart, F Écart %, G Lecture.

• Écart, colonne E : =D2-C2
• Écart en pourcentage, colonne F : =E2/C2 (format Pourcentage)
• Lecture, colonne G : =SI(B2="Produit";SI(E2>=0;"Favorable";"Défavorable");SI(E2<=0;"Favorable";"Défavorable"))

La colonne Lecture évite une confusion fréquente : un écart positif est bon sur le chiffre d'affaires et mauvais sur une charge. C'est Excel qui le dit, pas l'IA.

Ajoutez en bas une ligne « Total des charges » avec =SOMME.SI(B2:B9;"Charge";C2:C9) (et la même formule sur la colonne D), puis une ligne « Résultat d'exploitation » : budget =C2-C10, réalisé =D2-D10. Dernier contrôle : =E2-E10-E11 doit donner zéro. Si non, une formule est fausse, et on ne passe pas à la suite.

Écrivez « Charge » dans la colonne B de la ligne « Total des charges » et « Produit » dans celle de « Résultat d'exploitation », puis recopiez les formules des colonnes E, F et G sur ces deux lignes. Ces formules supposent le chiffre d'affaires en ligne 2 et les charges en lignes 3 à 9 : adaptez les numéros de ligne à votre tableau.

Débutant : coller le tableau et ses notes

Copiez le tableau dans Excel, puis collez-le dans la conversation. Écrivez vos notes en une ligne par poste : ce que vous savez, pas ce que vous supposez.

Voici le tableau budget et réalisé de mon trimestre, en milliers d'euros. Tous les écarts sont déjà calculés dans Excel. Rédige un commentaire de cinq phrases pour mon comité de direction. Reprends les chiffres du tableau tels quels et ne fais aucun calcul. Si tu ne connais pas la cause d'un écart, dis-le au lieu d'en proposer une.

Tableau : [coller le tableau ici]

Mes notes : [coller vos notes ici]

Confirmé : un assistant qui commente et ne calcule pas

Dans ChatGPT (« Créer un GPT »), dans un Projet Claude, ou collé au début d'une conversation :

Tu commentes un tableau budget et réalisé pour un comité de direction. Les montants sont en milliers d'euros. Tous les écarts, les pourcentages, les totaux et la colonne « Lecture » ont été calculés dans Excel.

Tu ne calcules rien : ni somme, ni différence, ni pourcentage, ni moyenne. Tu recopies chaque chiffre du tableau tel qu'il est écrit. Si une question demande un chiffre qui n'est pas dans le tableau, écris « à calculer dans Excel » et dis lequel.

Rends trois parties.
1. Les écarts qui comptent : les trois plus grands en valeur absolue dans la colonne Écart, hors lignes de total. Pour chacun : le poste, l'écart, sa lecture telle qu'elle est écrite dans le tableau.
2. Les causes : pour chaque écart de la partie 1, la cause uniquement si elle figure dans mes notes. Sinon écris « cause non fournie » et propose la question à poser au responsable du poste. Ne propose jamais une cause plausible.
3. Le résultat d'exploitation : une phrase, avec ses chiffres du tableau.

Aucun compliment, aucune recommandation.

Tableau : [coller le tableau ici]

Mes notes : [coller vos notes ici]

Demander un chiffre qui n'est pas dans le tableau

Il arrive qu'on pose en séance une question dont la réponse n'est pas dans le tableau. L'assistant ne doit pas faire le calcul à la volée : il doit vous dire lequel faire. Ajoutez la question sous vos notes, par exemple « Quel est l'écart total des charges hors énergie ? ».

Faites alors le calcul dans une cellule d'Excel, ajoutez-le au tableau, et relancez le commentaire avec le tableau complété.

Relire avant d'envoyer

• Cherchez chaque nombre du commentaire dans le tableau (Ctrl+F, ou Cmd+F sur Mac). Un nombre introuvable est une invention ou un calcul de l'IA : supprimez-le.
• Vérifiez que chaque cause est dans vos notes. Une cause qui n'y est pas est à retirer.
• Relisez le mot « favorable » ou « défavorable » : il doit être celui de la colonne Lecture.