Annoncer une réorganisation en interne

Écrire vos faits par lecteur

Une réorganisation n'a pas le même sens pour chaque équipe. Avant d'écrire, notez pour chaque groupe de lecteurs : ce qui change (qui, quoi, à partir de quand), ce qui ne change pas, ce qui n'est pas encore décidé et le jour où la décision sera prise, à qui poser ses questions. Gardez la raison de la réorganisation pour la fin, en une phrase.

Dans notre exemple, deux équipes de l'entreprise, Commandes (neuf personnes) et Expéditions (sept personnes), forment une seule équipe à partir du mardi 1er décembre. Pour Expéditions, le responsable change (la nouvelle responsable vient de Commandes, l'ancien responsable prend la coordination des transporteurs), la boîte de messagerie des demandes d'enlèvement change, la réunion du lundi passe de 9 h à 8 h 30 et devient commune aux deux équipes. Le lieu, les horaires, la rémunération et les congés déjà posés ne changent pas. L'emplacement des bureaux n'est pas décidé : décision le 14 novembre. Chacun peut demander un entretien à la nouvelle responsable avant le 21 novembre. La raison : les deux équipes se transmettent aujourd'hui des informations à la main, et des colis partent en retard.

Coller la consigne et vos faits

Dans ChatGPT, collez la consigne, puis vos faits à la place des crochets. Adaptez le nom de l'équipe et le nombre de personnes.

Tu m'aides à annoncer une réorganisation à mon équipe. Rédige le courriel que j'enverrai à l'équipe Expéditions (7 personnes), en français, sur un ton direct et calme.

Ordre du courriel :
1. D'abord ce qui change pour le lecteur, point par point, avec la date.
2. Ce qui ne change pas.
3. Ce qui n'est pas encore décidé, et quand ce sera décidé.
4. À qui poser ses questions.
5. En une seule phrase, à la fin, la raison de la réorganisation.

Règles : n'écris rien avant le premier point qui change, pas de remerciement, pas de contexte. N'écris aucune information qui ne figure pas dans mes faits. Pas de vocabulaire de cabinet de conseil. Moins de 180 mots.

Mes faits : [coller vos puces ici]

Adapter au reste de l'entreprise

Les autres services veulent savoir ce qui change pour leurs échanges avec l'équipe, pas le détail interne. Relancez la même consigne en changeant le lecteur (par exemple « le service Facturation ») et les faits : pour lui, seule compte la nouvelle adresse de la boîte commune. Une phrase de ce qui ne change pas (vos interlocuteurs, vos délais habituels) suffit si c'est exact.

Relire et envoyer depuis Outlook

• Vérifiez chaque date, chaque nom et chaque adresse avec votre liste.
• Relisez comme si vous étiez la personne la plus touchée : sa première question trouve-t-elle sa réponse dans les trois premières lignes ?
• Dans Outlook, mettez les destinataires en copie cachée ou utilisez la liste de diffusion de l'équipe, selon vos habitudes, puis envoyez. Prévoyez un moment, dans la semaine, où les questions peuvent se poser de vive voix.