SAKIRA
Contact
Préparer un rendez-vous client en une page
Avant un rendez-vous, vous avez trois courriels à relire et dix minutes. Une IA peut vous en tirer une page : où en est la relation, ce que le client a écrit, quoi lui demander. Encore faut-il lui donner les bons courriels, et relire la page contre eux.
Sommaire
Une page à lire en deux minutes, avec ce que le client a écrit lui-même, séparé de ce que l'IA en déduit, et trois questions à poser.
- Il vous faut
- Outlook avec vos derniers échanges avec le client, ChatGPT (ou un autre assistant d'IA), et le rendez-vous dans votre agenda.
Choisir ce que vous collez
Ouvrez les deux ou trois derniers échanges avec ce client : courriels reçus de lui, courriels que vous lui avez envoyés. Posez-vous une seule question pour chacun : le client pourrait-il lire ce texte sans problème ? Si oui, copiez-le. Si le courriel contient plus bas une conversation interne transférée, ne copiez que la partie écrite au client.
Retirez les signatures, les numéros de téléphone et les adresses. L'IA n'en a pas besoin.
Vérifiez la fin de chaque courriel avant de le copier : un message transféré à un collègue emporte souvent à sa suite les échanges internes. Si une phrase vous fait penser « il ne faudrait pas que le client lise ça », elle reste dans Outlook.
Dire ce que vous voulez obtenir
Écrivez en une phrase ce que vous voulez quand le rendez-vous se termine : une signature, une date, un accord écrit. Sans cette phrase, la page résume tout et ne sert à rien. Par exemple : « Obtenir l'accord écrit pour l'intervention du 8 au 12 décembre, et présenter notre proposition de maintenance mensuelle pour l'atelier 1. »
Coller la consigne et les courriels
Ouvrez une nouvelle conversation dans ChatGPT. Collez la consigne ci-dessous, remplacez les deux crochets par votre phrase de l'étape 02 et par les courriels, chacun précédé de sa date et de son auteur (client ou vous).
Tu prépares un rendez-vous client pour un dirigeant qui y va dans une heure. Écris une seule page, en français, à lire en deux minutes. Les courriels ci-dessous sont les seuls éléments dont tu disposes : n'utilise rien d'autre. Structure de la page : 1. Où en est la relation : trois lignes au plus, uniquement ce que disent les courriels. 2. Ce que le client a demandé ou écrit lui-même : une puce par point, avec la date du courriel entre parenthèses. 3. Ce que tu déduis : une puce par déduction, précédée de « Déduction : ». Ce que le client n'a pas écrit ne va jamais dans la partie 2. 4. Trois questions à poser pendant le rendez-vous. 5. Ce que je veux obtenir à la fin du rendez-vous, reformulé en une phrase. Commence directement par la partie 1. Aucun compliment, aucune phrase de conclusion. Écris en texte simple, sans astérisques ni dièses, avec des tirets pour les listes. Ce que je veux obtenir : [écrire ici votre phrase] Courriels : [coller ici les courriels]
La partie 2 est celle sur laquelle vous pouvez vous appuyer devant le client : chaque puce renvoie à un courriel daté. La partie 3 est l'avis de l'IA, pas un fait.
Une déduction peut sonner comme une certitude. Dans l'exemple, l'IA écrit que « le risque de perdre le marché est réel » : le client n'a rien écrit de tel, il a seulement dit qu'il préférait rester si le délai est de 4 heures. Elle ajoute aussi « nous sommes le 2 novembre », une date que les courriels ne donnent nulle part. Gardez les déductions qui vous parlent, effacez les autres, et ne les présentez jamais au client comme ses propres propos.
Relire la page contre les courriels
Reprenez la partie 2 et retrouvez chaque puce dans le courriel de la date indiquée. Une puce que vous ne retrouvez pas est une invention : barrez-la. Faites la même chose avec la partie 1 et avec les trois questions : l'IA y glisse parfois un fait ou une date que les courriels ne contiennent pas. Contrôlez aussi les dates et les chiffres (jours, heures, nombre de techniciens) : ce sont eux que le client relèvera si vous vous trompez.
Garder la page pour vous
Imprimez la page, ou collez-la dans un courriel adressé à vous seul, ou dans vos notes personnelles. Ajoutez à la main, au stylo, ce qui reste interne : votre marge de manœuvre, ce que votre équipe pense du dossier.
Ne collez pas la page dans la description de l'invitation Outlook. L'invitation part chez le client avec tous les participants, et il lirait vos déductions.
Qui fait quoi
| L'IA fait | Vous faites |
|---|---|
| Résume les courriels que vous lui donnez | Choisissez ce que vous lui donnez, selon ce que le client pourrait lire |
| Sépare ce que le client a écrit de ce qu'elle déduit | Retrouvez chaque point dans le courriel daté |
| Propose trois questions | Gardez celles qui servent votre objectif |
| Ne connaît ni votre marge ni votre stratégie | Ajoutez à la main ce qui reste interne |
Ce que ce guide ne fait pas
Il ne remplace pas la connaissance que vous avez du client : l'IA ne lit que les courriels que vous lui donnez, et elle ne sait pas ce qui s'est dit au téléphone ou dans le couloir. Elle ne prépare pas votre négociation. Si le dossier fait intervenir un litige ou une clause à interpréter, faites relire les points concernés par votre juriste avant le rendez-vous.
À lire ensuite
Une question sur ce guide ? Nous écrire