Transformer un besoin dicté en cahier des charges

Dicter le besoin et récupérer le texte

Démarrez dans Teams une réunion avec vous seul et activez la transcription si votre version la propose. Sinon, utilisez la dictée de Word ou celle de votre téléphone. Parlez trois à cinq minutes, comme à un collègue : ce qui existe aujourd'hui, ce qui ne marche pas, ce que vous voulez pouvoir faire, qui s'en servira, pour quand. Dites aussi ce que vous ne voulez pas.

Copiez ensuite le texte transcrit. Laissez les hésitations (« euh », « voilà ») : l'IA les ignore.

Notre exemple : le responsable de la maintenance d'une usine de 150 personnes veut remplacer ses fiches papier par un outil de suivi des interventions sur les machines.

Demander le cahier des charges

Collez la consigne et la transcription. Gardez le plan en six rubriques : il force l'IA à dire ce qui manque.

Voici la transcription d'un besoin dicté à voix haute par le responsable de la maintenance d'une usine de 150 personnes. Transforme-la en cahier des charges, c'est-à-dire un document qu'on peut envoyer à un prestataire pour qu'il comprenne ce qu'on attend de lui.

Plan à suivre : 1. Objectif. 2. Situation actuelle. 3. Ce que l'outil doit permettre, en liste numérotée, avec les mots du demandeur. 4. Contraintes (délai, utilisateurs, matériel). 5. Ce qui n'est pas demandé. 6. Questions à poser au demandeur.

Règles : n'ajoute aucune exigence qui n'a pas été dite. Quand une information d'une rubrique n'a pas été dite, écris « non précisé » dans cette rubrique. N'écris aucune date qui n'a pas été dite. Mets dans la rubrique 6 huit questions au plus : celles dont le prestataire aura le plus besoin et dont la dictée ne donne pas la réponse. Écris en texte simple, sans astérisques ni mise en forme.

Transcription :
Alors euh, voilà, mon besoin. Aujourd'hui on suit les interventions sur les machines avec des fiches papier, et honnêtement on en perd, il y a des fiches qu'on ne retrouve plus. Je voudrais un outil où les techniciens saisissent l'intervention directement sur une tablette dans l'atelier, avec la machine, la date, ce qui a été fait et le temps passé. Je veux pouvoir ouvrir une machine et voir tout son historique de pannes. Je voudrais aussi une alerte quand une machine a plus de trois pannes dans le même mois. Les utilisateurs, ce sont les six techniciens et le directeur de production, qui lui a juste besoin de lire. Il faudrait que ce soit prêt avant l'arrêt d'août. Euh, je ne sais pas si ça peut se brancher sur notre logiciel de gestion, je n'ai pas regardé. Et je ne veux pas que ça remplace le logiciel de gestion, hein, c'est juste pour la maintenance.

Traiter les « non précisé » et les questions

Parcourez le document en cherchant « non précisé ». Chaque occurrence est un trou de votre dictée, et le prestataire le verra aussi. Pour chacune, deux options : vous avez la réponse et vous l'ajoutez, ou vous ne l'avez pas et vous la laissez dans les questions pour le demandeur. Dans notre exemple, le nombre de tablettes et l'hébergement des données restent ouverts.

La rubrique 6 est une liste de questions à trier avant tout envoi : l'IA propose, vous choisissez celles qui comptent.

Faire relire et corriger par le demandeur

Le cahier des charges ne part pas avant que le demandeur l'ait relu. Si c'est vous, relisez-le le lendemain : à froid, vous verrez ce qui ne correspond plus à votre idée. Si c'est un collègue, envoyez-lui le document avec une consigne précise : « Lis chaque phrase de la rubrique 3 et dis-moi si c'est ce que tu veux. Réponds aux questions de la rubrique 6. »

Reportez ses corrections dans Word, retirez la rubrique 6 une fois les réponses intégrées, puis envoyez le document.