Mettre une consigne orale en procédure pas à pas

Récupérer le texte de la consigne

Si la transcription de la réunion Teams est disponible, copiez le passage où la consigne est donnée. Sinon, écrivez vos notes comme la consigne a été dite, avec les hésitations : ne les arrangez pas, elles montrent les endroits flous. Retirez les prénoms et les noms de clients : l'IA n'en a pas besoin.

Dans l'exemple de ce guide, un responsable explique comment traiter la réclamation d'un client sur une commande.

Demander la procédure

Ouvrez une nouvelle conversation dans ChatGPT et collez la consigne ci-dessous, suivie du texte récupéré :

Voici ce qu'un responsable a dit à voix haute à son équipe, retranscrit par Teams. Transforme-le en procédure pas à pas pour quelqu'un qui n'était pas dans la réunion.

Règles. Une étape contient une seule action, écrite à l'impératif et au vouvoiement. Pour chaque étape, écris qui la fait, avec quel outil, et ce que la personne voit quand c'est fait. N'ajoute aucune étape, aucun seuil et aucun délai qui ne figure pas dans le texte. Ce qui manque ou reste ambigu ne se devine pas : écris sous la procédure « Questions pour le responsable : », une question par point. Aucun compliment, aucune phrase de conclusion. Écris en texte simple, sans astérisques ni dièses, avec des tirets pour les listes.

Texte transcrit : [coller ici le texte]

Lisez les questions avant la procédure : elles montrent ce que la consigne ne disait pas. Dans l'exemple, la consigne ne précise pas ce qu'on fait quand la commande est partie sans qu'il s'agisse de casse, ni comment on prévient le client.

Répondre aux questions avec le responsable

Passez les questions à celui qui a donné la consigne. Ses réponses, vous les notez telles quelles. Une question sans réponse reste une question : ne la faites pas trancher par l'IA.

Faire exécuter par celui qui fait le travail

Envoyez la procédure, avec les réponses du responsable, dans une conversation Teams à la personne qui traite réellement ces réclamations. Demandez-lui de la suivre sur un cas réel, ou sur un cas récent qu'elle rejoue, en notant à chaque étape ce qu'elle a dû deviner, ce qui ne marchait pas, ce qui manquait.

Corriger avec ses remarques

Rassemblez les remarques de la personne et redonnez-les à l'assistant avec la procédure :

Voici une procédure et les remarques de la personne qui l'a suivie sur une vraie réclamation. Mets la procédure à jour. Ne modifie que ce que les remarques indiquent, et écris sous la procédure, une ligne par modification, ce que tu as changé. Si une remarque contredit le texte du responsable, ne tranche pas : laisse la procédure telle quelle et écris le désaccord sous « À faire trancher par le responsable : ». Aucun compliment, aucune phrase de conclusion.

Procédure : [coller la procédure]

Remarques : [coller les remarques de la personne]

Sur l'exemple, la personne signale que l'outil d'expédition s'appelle « Suivi colis », que le responsable est prévenu par message Teams, et qu'elle croyait le seuil à 1 000 hors taxes. L'IA corrige les deux premiers points et renvoie le seuil au responsable, avec la procédure inchangée sur ce point.

Publier la procédure

Quand le responsable a tranché le seuil, mettez la version finale à l'endroit où l'équipe la cherche (le dossier partagé de l'équipe, par exemple) et indiquez la date de la version. Si quelqu'un bute encore dessus, il le dit à la personne qui l'a testée, pas à l'IA.