Faire la synthèse des commentaires libres d'une enquête interne

Préparer le fichier dans Excel

Gardez deux colonnes : A le numéro, B le commentaire. Supprimez les colonnes qui identifient (nom, adresse de messagerie, horodatage précis). Numérotez en A2 avec =LIGNES($A$2:A2) recopiée vers le bas (cellule au format Nombre), puis remplacez ces formules par leurs valeurs pour que les numéros ne bougent plus.

Gardez une colonne Service uniquement si chaque service compte au moins dix répondants. En dessous, le service désigne la personne : retirez la colonne. Faites ensuite une recherche (Ctrl+F, ou Cmd+F sur Mac) sur les prénoms et les lieux que vous connaissez : un commentaire qui en contient un se garde, avec le nom remplacé par « [retiré] ».

Dans notre exemple, 24 commentaires numérotés de 1 à 24, un par ligne. Le total se vérifie avec =NBVAL(B2:B25), qui doit donner 24.

Faire classer les commentaires, puis les compter dans Excel

Une IA se trompe en comptant. Demandez-lui d'attribuer un thème à chaque commentaire, et comptez dans Excel.

Voici 24 commentaires libres d'une enquête interne, un par ligne : le numéro, une tabulation, puis le commentaire. Regroupe-les par thème. Propose entre 4 et 6 thèmes, nommés en trois mots au plus. Chaque commentaire va dans un seul thème. Rends uniquement un tableau à deux colonnes, N° puis Thème, une ligne par commentaire, dans l'ordre des numéros, sans commentaire ni total. Ne tente jamais de deviner qui a écrit un commentaire. Si un commentaire contient un nom ou un détail qui désigne quelqu'un, classe-le quand même et écris « à retirer » dans une troisième colonne.

Commentaires : [coller les numéros et les commentaires ici]

Le commentaire marqué « à retirer » contient un prénom, un atelier et un événement précis. Retirez ces détails dans votre fichier avant d'aller plus loin.

Pour compter, copiez le tableau de l'IA dans une nouvelle feuille : les numéros en colonne A, les thèmes en colonne B, à partir de la ligne 2. Si le collage arrive en une seule colonne, utilisez l'outil de conversion en colonnes, avec la barre verticale | comme séparateur, et supprimez la ligne de tirets du titre. Dressez la liste des thèmes en colonne D, à partir de D2, puis en E2 : =NB.SI($B$2:$B$25;D2) (cellule au format Nombre), recopiée vers le bas. En E8, vérifiez le total avec =SOMME(E2:E7) : il doit égaler =NBVAL(B2:B25). En F2, la part de chaque thème : =E2/$E$8 (cellule au format Pourcentage).

Si votre Excel est en anglais, les points-virgules deviennent des virgules et les noms de fonctions passent en anglais (NB.SI devient COUNTIF, SOMME devient SUM, NBVAL devient COUNTA).

Dans notre exemple, l'IA a retenu six thèmes de quatre commentaires chacun : 6 × 4 = 24. Votre répartition sera plus inégale, et c'est elle qui vous dit où se trouve le sujet. Si le total ne tombe pas juste, un numéro a été sauté ou compté deux fois : cherchez-le dans le tableau avant de continuer.

Rédiger la synthèse sans citer de nom

Collez la consigne, puis les commentaires et le tableau des thèmes.

Voici les commentaires libres d'une enquête interne (24 lignes : numéro, tabulation, commentaire), puis le thème de chacun. Rédige la synthèse pour la direction : un paragraphe par thème, dans cet ordre : le thème en titre, deux phrases qui disent ce que les commentaires expriment, puis une ou deux citations courtes recopiées mot pour mot entre guillemets.

Règles : ne cite aucun nom, aucun service, aucun lieu, aucune date et aucun événement précis. Si une citation contient un détail qui permettrait de reconnaître son auteur, ne la cite pas : résume l'idée dans tes mots à la place. Ne devine jamais qui a écrit quoi. N'écris aucun nombre : les comptes sont faits dans Excel. Ne propose pas de solution.

Commentaires : [coller les commentaires ici]

Thèmes : [coller le tableau N° et Thème ici]

Faire relire l'anonymat, puis diffuser

Une seconde lecture, avec une consigne différente, repère ce que vous n'avez pas vu.

Tu relis une synthèse d'enquête interne avant sa diffusion à la direction. Cherche tout ce qui pourrait permettre à un lecteur de reconnaître l'auteur d'un commentaire : un poste rare, une équipe ou un horaire particulier, un lieu, un événement, une manière d'écrire très personnelle, une combinaison de détails. Liste chaque passage concerné, dis en une phrase pourquoi il pourrait désigner quelqu'un, et propose une formulation plus générale. Si tu ne trouves rien dans un paragraphe, écris « rien à signaler ». Ne cherche jamais à deviner qui a écrit un commentaire.

Synthèse : [coller la synthèse ici]

Sur notre exemple, la relecture signale en risque élevé les deux passages cités plus haut, l'horaire décalé et le poste de chef d'équipe. Elle signale aussi beaucoup de passages anodins : une tournure familière, un terme comme « dossiers ». Triez : gardez les remarques où le groupe concerné est petit, ignorez les autres.

Avant de diffuser :

• Comparez le nombre de commentaires par thème de votre synthèse avec le tableau d'Excel : la synthèse ne doit citer aucun nombre.
• Relisez chaque citation, un par un, avec la question « qui peut reconnaître l'auteur ? ». En cas de doute, remplacez la citation par une reformulation ou supprimez-la.
• Gardez le fichier d'origine et les échanges avec l'IA dans un dossier à accès restreint, ou supprimez-les une fois la synthèse diffusée.