Ce qu'on ne colle jamais dans un assistant d'IA

Les trois bacs

Avant de coller quoi que ce soit, rangez le document dans l'un de ces bacs.

• Bac 1, libre : ce qui est déjà public ou sans conséquence si une copie circule (une plaquette envoyée aux clients, un texte de site, une question générale).
• Bac 2, à masquer : ce qui devient utilisable une fois les noms, les montants et les références remplacés (un courriel, un tableau, un compte rendu).
• Bac 3, jamais : ce qui ne se colle pas, quelle que soit la précaution. Mots de passe et codes d'accès, données de santé, dossiers du personnel, informations non publiques sur une acquisition ou une levée de fonds, documents qu'un tiers vous a remis sous confidentialité.

Dans le doute entre deux bacs, prenez le plus prudent. Le même tri vaut pour un message que vous tapez dans Teams, ChatGPT ou Claude : ce que vous tapez compte comme ce que vous collez.

Classer sans rien coller

Pour un document dont vous ne savez pas dans quel bac le ranger, ne le collez pas : décrivez-le. L'IA classe sur la description.

Je veux utiliser un assistant d'IA pour mon travail et je décide ce que je peux lui confier. Je ne te colle aucun document : je te décris seulement chacun. Classe-les dans trois bacs.
Bac 1 « Libre » : déjà public, ou sans conséquence si une copie circule.
Bac 2 « À masquer » : utile à l'IA seulement après avoir retiré les noms, les montants et les références.
Bac 3 « Jamais » : à ne pas coller, quelle que soit la précaution (mots de passe, données de santé, dossiers du personnel, informations non publiques sur une opération financière).
Réponds sans tableau, en texte simple, une courte rubrique par document. Pour chaque document, donne le bac, la raison en une phrase, et ce que je peux faire à la place. Si une description ne suffit pas pour trancher, mets le document dans le bac le plus prudent et dis ce qu'il faudrait savoir.

Documents :
[une ligne par document, décrit sans aucun nom ni chiffre réel]

Quand la description est trop courte, l'IA range le document dans le bac le plus prudent et dit ce qu'elle voudrait savoir : répondez-lui par une nouvelle description, pas par le document.

Remplacer avant de coller

Pour un document du bac 2, remplacez à la main (fonction Rechercher et remplacer de votre traitement de texte) chaque nom, montant et date par un repère : {Client A}, {Fournisseur B}, {Montant 1}, {Date 1}. Gardez une petite table de correspondance dans un fichier que vous ne collez pas. Puis écrivez :

Le texte ci-dessous est un courriel dont j'ai remplacé les noms et les chiffres par des repères : {Client A}, {Fournisseur B}, {Montant 1}, {Date 1}. Ne cherche pas à deviner les vraies valeurs et garde les repères tels quels dans ta réponse.
Tâche : résume la situation en trois lignes, puis propose une réponse courte et ferme, avec les repères à la place des valeurs.

Texte :
[coller ici le texte déjà masqué]

Dans la réponse de l'IA, remettez vous-même les vraies valeurs à la place des repères, avec votre table de correspondance. L'IA ajoute parfois un repère de son cru (ici {Délai}) : c'est une valeur à décider, pas à chercher dans la table.

Vérifier l'outil avant de s'en servir

Le tri compte moins si l'outil lui-même est mal réglé. Trois contrôles, à faire une fois.

• Compte : servez-vous du compte professionnel de l'entreprise, pas d'un compte personnel gratuit. Les conditions de conservation et de réutilisation des conversations ne sont pas les mêmes.
• Réglages de ChatGPT et de Claude : cherchez dans les paramètres de données si vos conversations peuvent servir à améliorer le modèle, et désactivez-le quand l'option existe. Regardez aussi combien de temps l'historique est conservé.
• Teams : si un assistant est intégré à la messagerie ou aux réunions, il peut lire les conversations et les enregistrements auxquels vous avez accès. Demandez à votre responsable informatique ce qu'il voit, ce qu'il garde, et qui peut relire ses réponses.