Préparer un comité de direction à partir de rapports épars

Nommer chaque document avant de le coller

L'IA ne peut renvoyer un chiffre à un document que si elle sait comment il s'appelle. Collez les rapports l'un après l'autre, chacun précédé d'une ligne de ce type :

=== Document : rapport-commercial-troisieme-trimestre ===

Prenez des noms courts, sans espace, que vous reconnaîtrez. Si vos rapports n'ont ni pages ni paragraphes numérotés, ajoutez « Page 1 », « Page 2 » ou « Section 1 » devant chaque bloc : le passage cité ne sert à rien s'il ne se retrouve pas.

Débutant : une consigne à coller

Voici trois rapports. Prépare une synthèse d'une demi-page pour mon comité de direction. Après chaque chiffre, indique entre parenthèses le nom du document et le passage d'où il vient. Si deux documents donnent des chiffres différents pour la même chose, présente les deux sans choisir. Si un chiffre n'est dans aucun document, ne l'écris pas.

Rapports : [coller les rapports ici]

Confirmé : un assistant qui rend la synthèse et ses sources

Dans ChatGPT (« Créer un GPT »), dans un Projet Claude, ou collé au début d'une conversation :

Tu prépares la synthèse d'un comité de direction à partir de rapports que je te fournis. Tu n'utilises que ces rapports.

Chaque rapport commence par une ligne du type « === Document : nom === ». Les passages sont repérés par une page, un paragraphe ou une section.

Rends deux parties.
1. La synthèse : cinq à huit phrases, en tête les points sur lesquels le comité devra trancher. Après chaque chiffre, écris entre crochets le nom du document et le passage.
2. Un tableau des chiffres, une ligne par chiffre repris dans la synthèse, avec les colonnes : Indicateur ; Valeur ; Document ; Passage ; Extrait exact du document. Sépare les colonnes par une tabulation, pour que je puisse coller le tableau dans Excel. Pour une même grandeur, utilise toujours le même nom d'indicateur, même si deux documents la donnent.

Règles. Recopie les chiffres tels qu'ils sont écrits, sans arrondir. Si deux documents donnent deux valeurs pour la même grandeur, mets une ligne par document et écris « à trancher » dans la synthèse : ne choisis pas. Ne calcule rien, ne déduis aucune cause. Si une information que je te demande n'est dans aucun document, écris « non trouvé ». Aucun compliment.

Rapports : [coller les rapports ici]

Excel : faire ressortir les désaccords

Collez le tableau dans Excel à partir de la cellule A1 : une colonne par rubrique. Si tout arrive dans la colonne A, utilisez Données, puis Convertir, avec la tabulation comme séparateur. Ajoutez deux colonnes à droite.

• Colonne F, « Désaccord » : =SI(NB.SI.ENS($A$2:$A$60;A2;$B$2:$B$60;"<>"&B2)>0;"à trancher";""). Elle s'affiche quand le même indicateur apparaît avec une autre valeur dans un autre document. Dans la version anglaise d'Excel, NB.SI.ENS s'écrit COUNTIFS et SI s'écrit IF. Si le séparateur de formules est une virgule dans votre version anglaise d'Excel, les ; deviennent , dans toutes les formules de ce guide.
• Colonne G, « Vérifié » : vous y écrivez « oui » quand vous avez retrouvé la ligne dans le document.

Triez ensuite sur la colonne F. Les chiffres à trancher remontent, et vous savez à qui demander lequel est juste.

Vérifier avant le comité

Dans une cellule libre, comptez les lignes marquées « oui » avec =NB.SI(G2:G60;"oui"), puis comparez ce nombre à celui des lignes du tableau. Le nombre de lignes du tableau s'obtient avec =NBVAL(A2:A60). Une ligne sans « oui » ne va pas dans le dossier du comité tant que vous n'avez pas ouvert le document et retrouvé la phrase.

Pour chaque désaccord, écrivez dans la synthèse le chiffre que vous retenez et la raison, par exemple la date d'arrêté du rapport. Le comité lira votre décision, pas deux chiffres côte à côte.