Lire un long rapport par vos questions, pas par son résumé

Écrire vos questions avant d'ouvrir le rapport

Notez d'abord la décision que ce rapport doit éclairer. Écrivez ensuite trois à cinq questions, chacune appelant un fait : un chiffre, un nom, une date, une cause. Faites-le avant de lire la première page, sinon le rapport choisira vos questions.

Notre exemple : le rapport annuel de 15 pages d'une direction logistique, qui compte trois entrepôts (Rouen, Lyon, Lille). Vous devez décider si vous approuvez l'extension de l'entrepôt de Lyon l'an prochain. Vos questions :

1. Quel entrepôt livre le moins bien, et de combien ce taux a-t-il changé en un an ?
2. Quelle dépense est prévue pour 2027, et son financement est-il acquis ?
3. Quelle est la cause des retards ?
4. Combien le retard a-t-il coûté à nos clients ?

La quatrième question est posée exprès : le rapport n'y répond pas, et on veut voir l'assistant le dire.

Vérifier que tout le rapport a été lu

Joignez le rapport à la conversation, ou collez son texte. Avant les questions, demandez le plan :

Avant de répondre à mes questions, liste les titres de chaque partie du rapport avec sa page, annexes comprises, et dis-moi quelle est la dernière page que tu as lue. Ne résume rien et ne réponds à aucune question pour l'instant.

Comparez cette liste à la table des matières du rapport. Une annexe absente de la liste, ou une dernière page lue qui n'est pas la dernière page du rapport, veut dire qu'une partie n'a pas été lue : collez alors les parties manquantes à part.

Poser vos questions, sans demander de résumé

Dans la même conversation, collez vos questions :

Je décide de la suite à donner à ce rapport. Avant tout résumé, réponds à mes quatre questions. Pour chaque réponse, cite entre guillemets la phrase du rapport sur laquelle tu t'appuies, avec sa page. Si le rapport ne répond pas à une question, écris « le rapport ne le dit pas » et ne cherche pas à deviner. Si le rapport apporte une réponse partielle, dis ce qui manque. Recopie les chiffres et les montants tels qu'ils sont écrits. Ne fais aucun résumé du rapport.

Mes questions : [coller vos questions ici]

Dans notre exemple, la réponse à la question 1 vient de l'annexe C, page 14 : Lille tombe à 71 % contre 88 % l'année précédente. La question 3 reçoit une réponse partielle : le rapport indique qu'une enquête est en cours et situe les retards de septembre à décembre, sans en donner la cause.

Demander le résumé en dernier, et le comparer

Maintenant seulement, demandez le résumé, et mettez-le en face de vos réponses :

Maintenant, résume le rapport en cinq phrases. Ensuite, compare ce résumé avec tes réponses précédentes : écris deux listes. La première : les éléments de tes réponses qui n'apparaissent pas dans le résumé. La seconde : les éléments du résumé que mes questions n'avaient pas fait ressortir. Cite la page de chaque élément.

La première liste est celle qui compte : elle montre ce que le résumé laisse de côté et que votre décision exigeait. La seconde peut contenir des informations utiles auxquelles vous n'aviez pas pensé : si l'une d'elles change votre décision, ajoutez la question correspondante et reposez-la.

Contrôler deux citations et une absence

Ouvrez le rapport et cherchez, avec Ctrl+F (Cmd+F sur Mac), deux phrases citées par l'assistant : elles doivent y figurer mot pour mot, à la page indiquée. Pour une question qui a reçu « le rapport ne le dit pas », cherchez quelques mots clés (ici « coût », « client », « pénalité ») : si une phrase apparaît, l'assistant a manqué un passage et vous la lisez vous-même.